Durante nuestra experiencia de trabajo con instituciones educativas hemos visto cómo la gran mayoría lleva el control de asistencia de alumnos de manera manual y en muchos casos ni siquiera existe un claro control del personal administrativo, docentes o invitados.

Todavía siguen existiendo muchos centros educativos en los que se hace de esta manera porque no han implementado un sistema para gestionar este aspecto de la comunidad escolar.

A lo largo del tiempo han surgido diversas opciones para mejorar la forma de gestionar el control de asistencia escolar, con soluciones como las que veremos en esta entrada.

Si bien es cierto que, según las orientaciones dadas por el Ministerio de Educación todos los establecimientos educativos deben retomar las clases presenciales, aquellos que no cumplan con las condiciones deberán trabajar bajo el modelo de alternancia. Lo que hace imperante para estas instituciones poder gestionar desde el sistema quienes están o no, autorizados para ingresar de manera ágil y precisa.

Adicionalmente, limitar la entrada al colegio a estudiantes expulsados o suspendidos, personal retirado, personas ajenas a la institución o cualquiera durante vacaciones y días no hábiles puede ser un caos.

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Ventajas del control digital de asistencia

Dicho lo anterior, son evidentes las ventajas de llevar un control sistemático de la entrada y salida de estudiantes, personal y externos a la institución, entre ellas están:

• Seguridad en los datos: Cuando realizamos controles manuales corremos el riesgo de perder y exponer la información, vulnerando la ley de protección de datos.
• Exactitud de la información: Los sistemas permiten contar con información verídica, mientras que aquellos colegios que llevan un control manual o no llevan ningún tipo de control al ingreso de sus instituciones, no tienen certeza sobre si una persona ha ingresado o no al colegio.
• Control de vías de acceso: Para una institución que no tiene implementado un sistema de control de ingreso, es difícil saber si un estudiante ingresó por la portería peatonal o vehicular. A través de plataformas como OnTrack Access, el coordinador no solamente puede saber si el estudiante ingresó sino también, por cuál vía.
• Optimización de tiempos: Poder controlar la asistencia de estudiantes, docentes, personal e invitados en una sola herramienta permite a coordinadores y monitores tener información a la mano para tomar decisiones.
• Informes y copias de seguridad: El almacenamiento de la información permite tener reporte en tiempo real y contar con datos disponibles para su consulta. Estas herramientas ofrecen datos para todos los involucrados, el colegio, el transportador y el padre de familia, lo que hace que sea realmente relevante, sobre todo cuando hablamos de menores de edad para tomar medidas inmediatas.

Nuevas soluciones para el control de acceso y asistencia

Gracias a los nuevos desarrollos hoy podemos contar con algunas soluciones para combatir las desventajas de un control manual o nulo. Algunas de ellas son:

• Sistemas de control biométrico: El sistema a través de lectores de huella digital realiza un reconocimiento biométrico de la persona. Aunque permite un alto nivel de seguridad, no es una herramienta recomendable en este momento por el contacto físico que hay entre el lector y todas las personas que ingresan. Esto requeriría mayor trabajo del equipo de limpieza constante luego de cada uso. Además, el proceso de ingreso sería muy lento sobre todo para invitados que deben ser registrados para poder ingresar.
• Reconocimiento facial: Son métodos que utilizan el poder de la Inteligencia Artificial para autorizar o denegar el acceso de una persona. Si bien, estos métodos no son comunes en instituciones educativas, es importante tener en cuenta la complejidad de implementación, pues el registro de cada miembro tomaría mucho tiempo.
• Torniquetes o barreras de acceso: Como su nombre lo indica, son barreras físicas que, luego de confirmar su autorización de forma manual o a través de un circuito electrónico incorporado permite el ingreso de una persona a un lugar. Son más usados en edificios y universidades, algunos implican un contacto físico y otros no. Lo complejo de este tipo de soluciones es que debe ser integrado a otro sistema de reconocimiento como la tarjeta de proximidad, acceso biométrico o el reconocimiento facial.
• Software de gestión: Son soluciones más integrales que gestionan y monitorean en tiempo real, el ingreso de estudiantes y empleados a tu institución con tecnología NFC y QR sin contacto, como es el caso de OnTrack Access. Es muy fácil de implementar, tanto en porterías como en rutas, y cada vez que una persona ingrese se podrá registrar a través de su dispositivo móvil o acercando su carné.

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