¿Qué es la planificación de rutas escolares?

La planeación de rutas escolares es el proceso que se encarga de organizar las rutas de transporte escolar. El sistema calcula el recorrido más óptimo para recoger y llevar a los niños a su destino con base en aspectos como disponibilidad de conductores y vehículos, tamaño del bus, estado mecánico, duración del recorrido, tiempo que cada pasajero pasa dentro del vehículo, zonas, horarios, tráfico y edades de los pasajeros, entre otros.

Con esta información las plataformas de seguimiento de rutas sugieren la opción más óptima en cada caso, de manera que se cumpla con el objetivo de trasladar a los estudiantes de un modo más eficiente, ahorrando tiempo y recursos.

Como ves, en la planificación de rutas escolares intervienen diferentes elementos internos y externos al colegio. Optimizar este proceso y el diseño de rutas escolares es necesario para contar con una logística eficaz dentro de las instituciones educativas.

El correcto diseño de rutas permite a los colegios prever los imprevistos que pueden obstaculizar el transporte de estudiantes en sus trayectos de ida y regreso, calculando así los recursos necesarios para realizar las rutas con éxito y reduciendo el tiempo que conlleva esta tarea.

¿Cómo optimizar la planificación de rutas escolares?

Para que la planeación de rutas escolares sea ágil y eficiente es necesario trasladarla al entorno digital. Y aunque esto parezca obvio, aún existen colegios que diseñan sus rutas escolares de forma manual  y cometen errores que terminan afectando la calidad del servicio de transporte escolar, y por tanto su reputación. Es allí donde nos preguntamos:

• ¿Qué tan exacta es la información que les puede suministrar un mapa que no tenga en cuenta el tráfico y demás factores en tiempo real?
• ¿Cómo hacer para que los conductores tengan esta información recolectada y actualizada?
• ¿Qué tan eficiente puede ser esta forma de diseñar las rutas?
• ¿Qué hace un coordinador de transporte cuando se ve en la necesidad de modificar una ruta manualmente?

Cabe resaltar que la sola digitalización del proceso no es suficiente: también es importante elegir el software correcto para su monitoreo, pues existen numerosas opciones en el mercado, e incluso hay quienes utilizan aplicaciones de navegación como Google Maps o WhatsApp. En estos casos lo recomendable es implementar un sistema especializado en transporte escolar como OnTrack School.

Con la herramienta correcta puedes automatizar los procesos, ahorrar tiempo y garantizar la satisfacción de padres de familia. Una planificación de rutas escolares correcta debe basarse en optimizar costos, distancias y tiempos. Entre más estudiantes deba transportar, más complejo se hace este proceso, sobre todo si se realiza de manera manual, convirtiéndose en un proceso costoso y frustrante.

Claves para una correcta planificación de rutas escolares

A continuación, te contamos algunos aspectos a tener en cuenta al momento de planear tus rutas escolares:

Selecciona el vehículo adecuado para cada ruta

Considerar la cantidad de estudiantes por rutas y cercanías te ayudará a elegir el vehículo del tamaño correcto, especialmente en aquellos casos en los que la flota de buses escolares incluye diferentes tamaños y capacidades.

Considera los factores que influyen en cada recorrido 

Al momento de diseñar tus rutas te encontrarás con que todas son diferentes: más cortas, más largas, con pendientes pronunciadas, incluso con tránsito por vías terciarias. Si no tienes en cuenta esto puedes correr el riesgo de causar retrasos o deteriorar los vehículos.

Por el contrario, si tienes en cuenta estas condiciones podrás crear trayectos que impliquen menor consumo de combustible y desgaste de los vehículos. Esto es un gran ahorro para el colegio y mejora la puntualidad.

Prepara tus rutas para las condiciones de tráfico en tu ciudad 

La mayoría de los clientes de OnTrack School se encuentran ubicados en ciudades principales, lo que hace que tengan que enfrentarse a diario con altos índices de congestión vehicular. Planificar tus rutas sin contemplar el muchas veces impredecible factor del tráfico puede hacer que los conductores caigan en cuellos de botella y lleguen tarde, o al colegio o al paradero del estudiante. Por eso es necesario que a la hora de trazar una ruta escolar se tenga especialmente en cuenta el tráfico, para eventualmente lograr ahorrar tiempo y combustible en el desplazamiento de los buses.

Identifica las posibles vías alternas 

En ocasiones el personal encargado de la creación de rutas escolares no contempla tener un plan B para la recogida y entrega de estudiantes. Debido a esto, cuando no se puede transitar, el conductor debe resolver sin información clara sobre qué camino alterno tomar para llegar a tiempo, lo que genera incertidumbre en los padres de familia e incluso un posible peligro para el conductor y los pasajeros.

Así pues, debes tener en cuenta al momento de planificar tus rutas escolares, no solo las vías principales sino también aquellas que sirvan de contingencia ante imprevistos. Dado que, cuando el conductor no pueda transitar por la ruta trazada, tenga la opción de desviarse por una vía alterna anteriormente planeada.

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Define las zonas y paraderos ideales 

Tener muy claro las distancias recorridas entre los puntos de recogida y entrega de los estudiantes es esencial para zonificarlos. Conocer las edades de los estudiantes a transportar y agruparlos por zonas comunes es un ejercicio que evitará desplazamientos innecesarios y situaciones de indisciplina dentro del bus escolar. Además, esto contribuye a alargar la vida útil de los vehículos.

Determina indicadores de rendimiento 

Una de las claves del éxito en la planeación de rutas son los indicadores de gestión: las herramientas que necesitas para evaluar y hacer un seguimiento al día a día luego de la creación de las rutas.

Los indicadores permiten mejorar los procesos al detectar fallos o errores en la planeación y realizar los ajustes que sean necesarios. Cada institución deberá identificar cuáles son los indicadores que más le interesan y compartirlos con todo el equipo involucrado.

Ten en cuenta las variables externas 

El clima, accidentes de tránsito, eventos públicos y protestas son variables a tener en cuenta a la hora de realizar una ruta escolar. A mayor preparación ante este tipo de sucesos, menos se afectará el rendimiento de las rutas.

Para evitar que sea una sorpresa para los conductores, es necesario que el coordinador de transporte monitoree constantemente estos factores externos con el fin de optimizar el diseño de rutas escolares.

Invierte en tecnología 

Tal como lo mencionamos al inicio de este artículo, existen instituciones educativas que todavía planifican manualmente sus rutas escolares, lo que hace que esto sea un trabajo ineficiente y dificulte los cambios en el diseño de las rutas.

La tecnología juega un papel importante dentro de la planificación de rutas escolares, ya que facilita y automatiza el proceso, mejorando la productividad y reduciendo errores y gastos, entre otros beneficios. Es por esto que lo más recomendable es implementar un software para transporte especializado en colegios, que no solo permita hacer seguimiento a las rutas, sino también recolectar información que sirva para ahorrar recursos en este proceso.

Beneficios de la planificación de rutas escolares

Sin duda alguna, la planeación de rutas escolares es uno de los procesos críticos dentro del área logística de una institución educativa, por eso garantizar que se haga de la mejor manera trae múltiples beneficios internos y satisface a los padres de familia al mejorar la puntualidad. Algunos de los beneficios que trae el diseño de rutas escolares son:

• Reduce el desgaste de los buses escolares o de transporte especial.
• Mejora la puntualidad de las rutas escolares.
• Reduce el número de mantenimientos al asegurar que los buses recorren trayectos planeados y pensados previamente en pro del cuidado de la flota.
• Disminuye los costos de combustible al evitar rutas con tráfico y desvíos imprevistos.
• Contribuye a la preservación del medio ambiente al optimizar el tiempo y recorrido de cada ruta.
• Potencia el personal de conducción y monitoreo de rutas.
• Ayuda a controlar las horas trabajadas por los operadores.
• Permite tener un plan de rutas alternas con anticipación.

En conclusión, la creación de rutas escolares es una tarea con un rol importante dentro de la operación de las instituciones educativas. Por tal motivo, su planificación a través de plataformas como OnTrack School es la mejor alternativa para acceder a todos sus beneficios.