En la operación diaria de una institución educativa, no solo la logística escolar resulta ser fundamental; también es importante comprender la forma en que una buena gestión puede afectar de manera positiva el nivel de servicio y la satisfacción de padres de familia cada día más exigentes.

Anteriormente los encargados del transporte escolar tenían que planificar las rutas manualmente, lo que venía acompañado de una baja productividad. Ahora los colegios requieren procesos más eficientes, por lo que resulta necesario dotar a coordinadores, conductores y monitores de ruta de herramientas tecnológicas que les permitan realizar su trabajo de una forma más rápida y eficaz.

Las ventajas de usar un software para la planeación de rutas escolares son múltiples: ayuda a encontrar las rutas más rápidas teniendo en cuenta diferentes variables para garantizar el menor tiempo posible a un menor costo y el cumplimiento de los horarios de recogida y llegada de los estudiantes.

Estas plataformas digitales nos ayudan a trazar rutas optimizadas y no solo satisfacen las demandas de los directivos sino también las de los padres de familia, quienes valoran la experiencia de los servicios prestados por la institución tanto como su reputación y metodologías pedagógicas. Agiliza los procesos internos, reduce costos como los del combustible y mejora la operación del transporte escolar.

Conoce ¿Por qué debes optimizar tus rutas escolares y en qué te beneficia?

Son muchas las variables que debe considerar un coordinador de transporte para crear rutas seguras y lograr un ahorro en los costos relacionados con este servicio, entre ellas:

• Número de estudiantes por zonas
• Horarios de entrada y salida de cada grupo
• Edades de los estudiantes
• Número de conductores y unidades disponibles
• Capacidad de los buses escolares

Para tu tranquilidad, existen herramientas tecnológicas como OnTrack School que te ayudan a diseñar rutas escolares de manera más ágil, sencilla y efectiva. Por eso, en este artículo te enseñaremos los beneficios de usar un software en la planificación de rutas escolares.

Ahorra tiempo en la creación de rutas escolares

Si eres la persona encargada de diseñar las rutas escolares en tu colegio, sabes perfectamente que realizar esta tarea manualmente puede ser complejo e incluso toma mucho tiempo, por el número de variables que debes tener en cuenta. El tener que sectorizar la ciudad de manera intuitiva no suele tener el mejor resultado a la hora de ejecutar las rutas. Utilizar una plataforma como OnTrack School, permite que se creen rutas de manera estratégica en segundos, teniendo en cuenta variables como el tráfico y las características de los estudiantes.

Disminución de costos operacionales

Contar con un software que permite crear rutas optimizadas genera grandes ahorros en materia de transporte escolar. No solo mejora la puntualidad de las rutas escolares, sus ventajas también se ven reflejadas en la reducción de kilómetros recorridos por los autobuses, un menor consumo de combustible, sostenibilidad ambiental y mejor gestión de la flota vehicular, disminuyendo su deterioro y alargando su vida útil. Todos estos aspectos deben ser tenidos en cuenta en cualquier departamento de logística escolar en pro de una buena salud financiera. Así es como un colegio puede llegar a ahorrar hasta el 30% en costos de transporte y diferenciarse de sus competidores, usando el software adecuado.

Mayor flexibilidad y adaptación

¿Qué pasa si surgen novedades en las rutas escolares o necesitas reemplazar un conductor? Si no tienes la capacidad de agregar una nueva parada o ajustar la ruta rápidamente por un desvío o accidente en la vía, esto solo traerá problemas para el colegio y/o la empresa de transporte. Cuando se cuenta con un software en la planeación de rutas escolares es mucho más fácil solventar cualquier imprevisto y aumenta la capacidad de adaptarse a los cambios en el camino. El poder contar con información conectada entre directores, coordinadores de transporte, conductores y monitores de ruta, permite realizar ajustes de manera ágil y sencilla.

Toma de decisiones más acertada

Una solución tecnológica para la creación de rutas escolares ofrece indicadores clave para los directivos del colegio y coordinadores de transporte, lo que les permite identificar oportunidades de mejora. Los informes que emiten este tipo de tecnologías son cruciales en la toma de decisiones acertadas, ya que registran todos los eventos durante el recorrido, sin tener que fiarse de la información que suministran los empleados. Estos datos son un recurso esencial dentro de la gestión de logística escolar, porque brindan hallazgos claves sobre el desempeño del área y permiten detectar aspectos que pueden estar generando pérdidas al colegio. Además, muestran a cada involucrado solo la información que le corresponde; así, administradores, conductores y padres de familia reciben las notificaciones  que les interesan según sus necesidades.

Mira ¿Cómo los colegios, familias y transportistas se benefician del big data?

Información segura

Si bien, uno de los beneficios que tiene contar con una aplicación para el diseño de rutas escolares es poder crear usuarios con distintos niveles de permisos como: administrador, conductor, monitor y padre de familia, esto es insuficiente. También es importante que la institución educativa resguarde con celo la información sensible y no la entregue a su proveedor tecnológico como lo comentamos en un anterior artículo sobre la importancia de no permitir que terceros gestionen los datos sensibles de tu institución, por eso es clave que a la hora de elegir una plataforma tecnológica como estas, tengas en cuenta que los datos sean encriptados.

Adiós al papeleo

Además del tiempo que consume la planeación manual de rutas, generalmente resulta en documentos físicos que pueden dañarse, perderse y ocupar espacio innecesario. La tecnología elimina la necesidad de estos papeles y permite ahorrar recursos, ya que si el sistema permite integrarse a otras plataformas como el software de control de acceso, puedes ahorrar muchísimas horas teniendo todos los datos en un solo lugar y de manera accesible. Igualmente sucede con el uso de hojas de cálculo que requiere tiempo de configuración, sin embargo gracias a la automatización del software de diseño de rutas, estas tareas pueden ejecutarse en minutos y liberarle tiempo a los encargados, para que puedan aprovecharlo en el desarrollo de tareas prioritarias o de mayor valor.

Optimiza el uso de los autobuses escolares

Una de las ventajas de contar con un software en el diseño de rutas escolares es que esta tecnología tiene en cuenta toda la información relacionada con los vehículos: la capacidad de cada uno, conductores disponibles y horarios. De esta manera los coordinadores de transporte pueden disminuir los tiempos de ocio e incluso utilizar menos buses en el mismo número de rutas escolares. Al aprovechar el cupo máximo de cada vehículo ahorras igualmente en salarios (conductores y monitores), mantenimientos, pólizas de seguros y habrá menos tráfico en la operación.

Mayor productividad entre conductores

Al optimizar el número de vehículos se puede lograr un mejor balance en la disponibilidad de conductores. Esto, sumado a la mejora en la puntualidad, evitará que el conductor y monitores pasen un mal rato al tener que lidiar con padres de familia molestos y hará que sus jornadas de trabajo sean tranquilas y trabajen más motivados. Igualmente, el poder contar con datos de puntos geográficos cada 5 segundos hace que los coordinadores de transporte escolar puedan monitorear constantemente la ubicación y el estado de cada conductor, recopilando información valiosa para mejorar los hábitos de conducción. Incluso, podrías crear un programa de reconocimiento para los mejores conductores; al final, todo esto se traduce en una mayor productividad.

Padres de familia satisfechos

Un error típico que cometen los colegios que no cuentan con un software para crear sus rutas escolares, es el de no considerar las necesidades de los padres de familia. Como consecuencia de esto, los padres de un estudiante pueden molestarse, por ejemplo, porque no hay nadie en casa y su hijo debía ser llevado a otro lugar, o porque llevan más de 15 minutos en la parada del bus esperando que la ruta escolar recoja a su hijo. Es difícil que los métodos manuales puedan competir con el poder de la tecnología, intentando administrar variables complejas como el tráfico, conductores y la capacidad de los buses escolares que generalmente afectan la puntualidad de las rutas. Un buen software que soporte el diseño de rutas escolares es capaz de proporcionar información veraz sobre lo que ocurre durante el trayecto. Así, los padres de familia cuentan con horarios más realistas y precisos. Esto hará que padres e hijos sigan prefiriendo el colegio y lo recomienden.

En síntesis, contar con un software para la planificación de rutas escolares significa ahorro, mayor productividad y una mejor gestión del área logística en todo sentido. Recuerda que para beneficiarte de todos estas ventajas es necesario una transformación digital en el colegio que permita hacer uso de los datos y el IoT. ¿Y tú, sigues planificando tus rutas escolares manualmente?