Las herramientas de gestión se han vuelto indispensables para optimizar y agilizar los procesos en diversos ámbitos, incluyendo la educación. Para los colegios, contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia en la eficiencia de la gestión escolar, el seguimiento de los estudiantes y la comunicación con padres y profesores. La eficiencia y la organización son fundamentales para el éxito de cualquier institución educativa. Los colegios se enfrentan a desafíos cada vez mayores, como la gestión de grandes cantidades de datos, la comunicación efectiva con los estudiantes y sus familias, y la necesidad de mantenerse al día con las últimas tendencias tecnológicas.

Es por eso que las herramientas de gestión para colegios han ganado tanta importancia en los últimos años. Estas herramientas están diseñadas para simplificar y optimizar los procesos administrativos, académicos y operativos, permitiendo a los educadores y administradores concentrarse en lo que realmente importa: brindar una educación de calidad. Desde sistemas de gestión de información estudiantil hasta plataformas de comunicación y colaboración, existen numerosas opciones que pueden ayudar a lograr una mayor eficiencia y productividad.

En este artículo, exploraremos las mejores herramientas de gestión para colegios divididas en 10 grandes categorías, analizando sus características, ventajas, beneficios y desventajas con el fin de elegir una para potenciar la experiencia educativa y la gestión de tu colegio. Ya sea que estés buscando una solución integral o simplemente desees optimizar ciertos aspectos, este artículo te brindará una guía completa para navegar por el mundo de las herramientas de gestión escolar.

Sistema de Gestión Educativa (SGE)

También conocidos como Sistemas de Información Académica (SIA) o Sistemas de Gestión Escolar, son herramientas de software diseñadas para automatizar y optimizar los procesos administrativos y académicos en instituciones educativas, como escuelas, colegios y universidades. A continuación te contamos sobre algunos:

e-School

e-School, es una plataforma educativa que proporciona herramientas digitales para estudiantes, profesores y padres. Para estudiantes, ofrece acceso a libros digitales interactivos, sincronización en tiempo real y diversas herramientas de aprendizaje. Para profesores, brinda herramientas de gestión del aula, seguimiento del progreso del estudiante y facilita la comunicación con los padres. Para padres, permite acceder al progreso del estudiante, comunicarse con los profesores y ofrece recursos para el aprendizaje en casa.

Profundizando un poco más sobre las herramientas vemos lo siguiente:

• Acceso a libros digitales interactivos: e-School permite a los estudiantes acceder a libros digitales interactivos desde sus dispositivos móviles. Estos libros cuentan con herramientas que permiten realizar anotaciones, subrayar texto, responder preguntas y acceder a recursos adicionales.
• Herramientas para el aprendizaje en tiempo real: Toda la información del dispositivo del estudiante se sincroniza en tiempo real con la plataforma, lo que permite al docente supervisar el avance y desarrollo del estudiante. Además, la plataforma ofrece una variedad de herramientas para el aprendizaje, como juegos educativos, vídeos explicativos y actividades interactivas.
• Herramientas para la gestión educativa y comunicación con padres: e-School ofrece a los profesores herramientas para la gestión del aula, como la posibilidad de crear y asignar tareas, calificar trabajos, comunicarse con los estudiantes y sus padres, y compartir recursos. Así como permite a los profesores realizar un seguimiento del progreso del estudiante en cada asignatura.
• Manejo de matrícula y nuevo ingreso: La plataforma permite administrar de manera ordenada y digital todo el proceso de admisión de nuevos estudiantes. Facilita la recepción de pagos por conceptos como inscripciones o matrículas a través de medios electrónicos. Además, permite actualizar y capturar la información personal y académica de los aspirantes de forma organizada, y los involucrados en el proceso pueden firmar documentos requeridos de manera digital, sin necesidad de trámites presenciales.

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Caseware

Es un sistema integral de gestión académica diseñado para ayudar a las instituciones de educación superior a optimizar sus procesos académicos. Ofrece una suite de herramientas y módulos que satisfacen las necesidades de diversas partes interesadas, incluidos estudiantes, profesores, administradores y tomadores de decisiones. Algunas características adicionales son:

• Gestión de estudiantes: Esta característica permite llevar un control completo de los registros de los estudiantes, desde el proceso de inscripción hasta el seguimiento detallado de su progreso académico. Mantiene toda la información personal, académica y de contacto de los alumnos organizada y accesible. Facilita procesos como admisiones, transferencias y graduaciones.
• Gestión del currículo: Brinda herramientas intuitivas para crear, modificar y administrar programas académicos, cursos, planes de estudio y contenidos educativos. Permite definir requisitos, objetivos, competencias y materiales necesarios para cada curso o programa. Los cambios curriculares se pueden reflejar e implementar de manera efectiva.
• Programación y creación de horarios: Optimiza la gestión de horarios y la asignación de aulas y profesores. Genera horarios de clases equilibrados y sin conflictos, considerando factores como disponibilidad, requisitos, capacidades y preferencias. Esto facilita la planificación y organización de las actividades académicas.
• Calificación y evaluación: Automatiza procesos de calificación y evaluación del rendimiento de los estudiantes. Permite configurar diversos métodos de evaluación, ponderaciones y criterios de calificación. Genera informes detallados de calificaciones por curso, programa o periodo académico.
• Seguimiento de asistencia: Monitorea y registra la asistencia de los estudiantes a clases y actividades académicas. Identifica patrones de asistencia, ausencias y retrasos. Genera informes de asistencia para análisis y toma de decisiones.
• Informes y análisis: Proporciona información valiosa a través de informes completos y personalizables. Cubre aspectos como rendimiento académico, tendencias de inscripción, avance curricular y progreso estudiantil. Estos datos permiten un análisis profundo y la toma de decisiones fundamentadas.

Phidias

Es un sistema de gestión académica en la nube diseñado para ayudar a los colegios a optimizar y modernizar sus procesos administrativos y educativos. Ofrece un conjunto integral de herramientas y módulos que satisfacen las necesidades de diferentes grupos dentro de la institución, como profesores, estudiantes, padres y administradores. Por otro lado también encontraremos:

• Gestión de estudiantes: Este sistema gestiona de forma eficiente los registros de estudiantes, matrículas, asistencia y seguimiento del progreso académico. Además, automatiza la calificación, gestiona diversos métodos de evaluación y genera informes detallados de calificaciones.
• Comunicación y automatización: Facilita la comunicación entre profesores, estudiantes y padres a través de anuncios, mensajes y foros.Además de generar horarios de clase optimizados, administra las asignaciones de los profesores y evita conflictos en la programación.
• Gestión del currículo y recursos de aprendizaje: La herramienta permite crear, modificar y administrar programas académicos, cursos y planes de estudio, optimizando la planificación. Además es muy útil debido a que facilita el almacenamiento y organización de recursos de aprendizaje, como documentos, videos y presentaciones.
• Análisis y generación de informes: El software, al igual que los anteriores, facilita la generación de informes completos sobre el rendimiento estudiantil, la asistencia y el progreso académico. También es una fuente para generar informes completos para tomar decisiones informadas sobre el currículo, la instrucción y el apoyo estudiantil.

CRM para colegios e instituciones educativas

Tivenos

Es una solución integral de gestión de relaciones con estudiantes y partes interesadas diseñada específicamente para instituciones educativas. Su principal objetivo es optimizar la administración del ciclo completo de un estudiante es importante destacar que tiene más de 10 años de experiencia en toda Latinoamérica y  cuenta con más de 96 instituciones aliadas, brindando servicios a más de 170.000 estudiantes en la región. Profundizando en sus funciones vemos lo siguiente: 

• Control total del ciclo estudiantil: Permite llevar un control minucioso de todas las interacciones y etapas que atraviesa un estudiante potencial, desde el primer contacto, el proceso de venta/matrícula, la experiencia educativa y los servicios posteriores a su egreso.
• Almacenamiento centralizado de datos estudiantiles: Recopila y almacena toda la información relevante de los estudiantes en una base de datos centralizada, lo que facilita el análisis de datos, la segmentación y la personalización de campañas de marketing y comunicaciones.
• Aumento en cantidad de matrículas y fidelización: Al contar con herramientas de seguimiento y comunicación personalizadas, el CRM ayuda a las instituciones a incrementar sus tasas de matrículas y a fidelizar a sus estudiantes actuales mediante una experiencia educativa mejorada.
• Seguimiento y comunicación personalizada: Ofrece funcionalidades para realizar un seguimiento detallado de cada estudiante y enviar comunicaciones personalizadas en todas las etapas de su ciclo educativo, desde la atracción inicial hasta la vida como egresado.
• Integración y capacitación remotas: El proceso de migración de datos, la integración con otros sistemas de la institución y la capacitación al personal de ventas se realizan de manera remota y en línea por parte de Tivenos.

Quantica: 

La plataforma CRM de Educación de Quantica es un software diseñado para optimizar la gestión de las relaciones con los estudiantes y stakeholders en instituciones educativas. Es muy similar Tivenos sin embargo su diferenciación se basa en el uso de los datos para la toma de decisiones, de igual manera acá explicamos algunas de sus características:

• Gestión de oportunidades y ciclo de vida del estudiante: Registra los seguimientos de los procesos de matrículas y demás negocios comerciales como venta de productos o servicios, venta de espacios publicitarios, gestión de donaciones, entre otros. Además permite gestionar todo el ciclo de vida de los estudiantes, desde la admisión hasta la gestión de graduados.
• Perfilación y fidelización de clientes: El Sistema permite crear segmentaciones de acuerdo a las fases en las que se encuentre el proceso de venta potencializando la gestión comercial y obteniendo información para optimizar el seguimiento de prospectos y clientes, aumentando la efectividad en la vinculación y fidelización.
• Reportes y catamining: Su función más interesante es que ofrece reportes avanzados en tiempo real que permiten analizar y conocer detalladamente métricas de mercado previamente establecidas. De igual forma, ayudar a prevenir el posible retiro de estudiantes y así mismo, identifica los retirados, para desarrollar poder desarrollar estrategias para mitigar la deserción.

Kapta CRM

Es una plataforma específicamente diseñada para instituciones educativas, ofreciendo una solución con enfoque a ventas para gestionar las relaciones con prospectos y estudiantes optimizando los procesos de admisión, seguimiento y comunicación en cualquier centro educativo. Profundizando sobre su plataforma vemos lo siguiente: 

• Conectividad con otras plataformas: Este CRM sobresale al ofrecer una robusta capacidad de integración con diversas plataformas de gestión escolar o académica. Esta característica permite a las instituciones educativas sincronizar sin problemas datos y procesos entre Kapta y sus sistemas existentes, optimizando así la fluidez operativa y minimizando los esfuerzos de gestión.
• Seguimiento de prospectos: La herramienta permite hacer un seguimiento detallado de cada prospecto estudiantil, desde el primer contacto hasta la inscripción final. Esto ayuda a las instituciones a incrementar sus tasas de inscripción y reducir la pérdida de candidatos potenciales, al mantener un control exhaustivo del proceso de reclutamiento.
• Asignación de asesor: Es uno de sus diferenciadores principales ya que permite asignar un asesor específico a cada prospecto estudiantil, lo que fomenta una atención más personalizada y un mejor seguimiento durante todo el proceso de admisión.

Software de nómina y RRHH para colegios

Los softwares de nómina hay de todo tipo y hasta con enfoque para cada industria, acá te contaremos los que mejor se adaptan para las necesidades y retos administrativos en un colegio:

Kenjo para centros educativos

Es un software de Recursos Humanos (RRHH) diseñado específicamente para instituciones educativas, ofreciendo una solución integral para gestionar de manera eficiente los procesos administrativos relacionados con el personal docente y administrativo. Su enfoque intuitivo, sus herramientas prácticas y su amplia gama de funcionalidades la convierten en la herramienta ideal para optimizar la gestión administrativa en cualquier colegio. Sus principales características son: 

• Gestión del personal: Permite centralizar y administrar toda la información relevante del personal docente y administrativo en un solo lugar. Esto incluye datos personales, contratos laborales, registros de nómina, evaluaciones de desempeño periódicas, historial de capacitaciones, entre otros detalles clave.
• Reclutamiento y selección: Optimiza los procesos de reclutamiento desde el inicio, al facilitar la publicación de vacantes disponibles en múltiples canales. Luego, permite gestionar las candidaturas recibidas, realizar filtros, revisar perfiles, programar entrevistas y finalmente seleccionar al candidato más idóneo según criterios predefinidos.
• Onboarding: Una vez contratado un nuevo empleado, la plataforma facilita su proceso de incorporación u onboarding al proveer acceso a información institucional relevante, políticas, manuales, recursos de capacitación y herramientas necesarias para iniciar sus labores.
• Gestión de nóminas: Calcula y procesa automáticamente las nóminas del personal, considerando salarios base, deducciones, impuestos, bonos, beneficios y otros conceptos aplicables. Genera reportes de nómina listos para su revisión y pago. Esto elimina errores manuales y agiliza significativamente este proceso crítico.
• Evaluaciones del desempeño: Brinda herramientas para establecer metas y objetivos, definir criterios de evaluación estandarizados y realizar evaluaciones periódicas del desempeño de cada empleado de forma objetiva. Los resultados permiten identificar áreas de mejora, necesidades de capacitación y oportunidades de desarrollo profesional para el personal.

Novasoft

Es un software de nómina que permite a las empresas, incluyendo colegios, realizar procesos de liquidación de una manera segura y confiable. Esta solución cuenta también con una opción para adquirir un Software ERP para el sector educativo que optimiza los procesos administrativos y financieros en un solo lugar. Algunas de las características y beneficios de esta plataforma que la hacen útil para la gestión administrativa en colegios son:

• Agilidad y seguridad: El sistema permite liquidar la nómina de los empleados del colegio de forma rápida y eficiente, al automatizar cálculos complejos y minimizar errores manuales. Además, cuenta con robustos protocolos de seguridad que garantizan la integridad y confidencialidad de los datos de nómina.
• Distribución y contabilización del costo de nómina: Facilita la distribución y contabilización precisa del costo de nómina, desglosado por empleado, concepto remunerativo o centro de trabajo, lo cual simplifica el registro contable y la asignación de costos. Es importante resaltar su facilidad para generar reportes hacia la Dian y la UGPP de Colombia.
• Informes especializados: Genera informes especializados y personalizados para diferentes áreas de la organización, como alta dirección, revisoría fiscal y contabilidad, brindando información valiosa para la toma de decisiones. Además de herramientas avanzadas para presupuestar y analizar el costo de la nómina utilizando diferentes criterios, como departamentos, categorías de empleados o centros de costos. Además, permite monitorear la ejecución presupuestaria en tiempo real.

Kaktus-HCM

Es un software integral de gestión de Recursos Humanos (RRHH) desarrollado por Digital Ware, una empresa colombiana con presencia en más de 10 países de Latinoamérica. Esta plataforma está diseñada para optimizar los procesos administrativos en colegios, incluyendo la gestión de nómina, talento humano, selección de personal, capacitación y desarrollo, evaluación del desempeño, y más:

• Automatización de procesos: Permite automatizar una amplia gama de tareas y procesos administrativos relacionados con recursos humanos.. Esto incluye acciones como el registro y actualización de información de empleados, cálculo de nómina, gestión de vacaciones y permisos, entre otras.
• Reducción de costos: La automatización y optimización de procesos que ofrece Kactus-HCM conlleva a una reducción sustancial de los costos asociados a la gestión manual de recursos humanos. Se eliminan tareas redundantes, se minimizan errores y se optimiza el uso de recursos, lo que se traduce en ahorros significativos para los colegios.
• Sistema parametrizable al régimen especial para docentes: Este sistema se adapta específicamente a las necesidades del régimen especial para profesores en Colombia. Este régimen, diseñado para asegurar una adecuada cobertura de seguridad social y prestaciones para los docentes,. Este software se destaca al proporcionar un soporte integral para este régimen, asegurando que las contribuciones y prestaciones de seguridad social se manejen correctamente y se reflejen de manera precisa en los registros individuales de los profesores.

Herramientas de comunicación escolar

ClassDojo

ClassDojo es una plataforma educativa innovadora que fomenta la colaboración y la participación activa entre maestros, familias y estudiantes. Esta herramienta versátil brinda un entorno digital enriquecedor donde la comunicación fluye sin barreras, promoviendo un enfoque integral en el proceso de aprendizaje de los niños. A continuación, se resaltan las principales características que hacen de ClassDojo una gran herramienta educativa:

• Comunicación dinámica: ClassDojo facilita un intercambio constante de información entre docentes y familias. Los maestros pueden compartir de manera ágil fotos, videos, mensajes y anuncios relevantes, manteniendo a los padres al tanto del progreso y las actividades diarias de sus hijos en el aula. Por su parte, las familias tienen la oportunidad de enviar mensajes directos a los maestros, planteando preguntas o expresando inquietudes de forma personalizada.
• Seguimiento conductual positivo: A través de un sistema de puntos virtuales e insignias, los maestros pueden reconocer y reforzar positivamente los comportamientos deseables en los estudiantes. Además, ClassDojo brinda herramientas para abordar de manera constructiva cualquier conducta negativa, promoviendo un entorno de aprendizaje armonioso y enriquecedor.
• Compartir el aAprendizaje: Las familias tienen acceso a los trabajos académicos de sus hijos dentro de la plataforma, recibiendo comentarios y retroalimentación directa de los maestros. Esta característica fomenta la participación activa de los padres en el proceso educativo y fortalece el vínculo entre el hogar y la escuela.
• Dojo Islands: es una función dentro de la plataforma educativa que crea comunidades de clase unidas al fomentar la exploración, el juego y la construcción colaborativa entre los estudiantes a través de un videojuego de equipo en cual se crea un avatar y el estudiante realiza diferentes actividades interactivas para lograr objetivos.

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Aditio App

La plataforma permite agilizar la comunicación, simplificar las tareas y fomentar  la colaboración entre profesores, estudiantes y familias. Ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para impulsar una comunidad escolar conectada y de apoyo, las cuales son:

• Comunicaciones unidireccionales y bidireccionales: La plataforma favorece la optimización de las comunicaciones entre la comunidad,ya sea para comunicaciones institucionales o chats individuales o grupales, con un historial completo y la tranquilidad de confirmación de lectura. Es posible mantener el control sobre las interacciones para mantener un entorno seguro.
• Centralización de pagos: La plataforma facilita solicitudes de pagos a las familias, abarcando excursiones, materiales, entre otros.También incluye el pago online desde dispositivos móviles además de controlar quienes no hayan ejecutado pagos. De igual manera, la plataforma establece una conexión directa con el banco.
• Gestión de autorizaciones y formularios: Simplifica la creación de autorizaciones y formularios para enviar a familias y alumnado. También centraliza todas las respuestas de forma eficiente, con opción de firma digital. Tienen una opción para crear cuestionarios con diferentes tipos de preguntas y envíalos fácilmente a familias y estudiantes para una gestión académica más ágil.

Dinantia

Dinantia tiene un enfoque centrado en fortalecer el diálogo dentro de la comunidad escolar, ofreciendo un conjunto de herramientas y funcionalidades que facilitan la gestión diaria de las instituciones educativas y promueven un entorno de aprendizaje enriquecedor y conectado. Sus fortalezas principales son: 

• Función ‘Stop Bullying’: Dinantia ofrece una función crucial al permitir que los alumnos denuncien casos de bullying de manera anónima y segura. Esta característica no solo garantiza la confidencialidad de quienes informan, sino que también promueve un entorno escolar más seguro y acogedor. Al proporcionar un medio para que los estudiantes se expresen sin miedo a represalias, la plataforma facilita la intervención temprana por parte de los educadores y la implementación de medidas preventivas.
• Notificaciones personalizadas: La plataforma asegura que los padres no solo reciban, sino también lean los mensajes del centro educativo. Esta función fortalece la conexión entre la escuela y las familias, promoviendo una colaboración efectiva y una participación activa en la educación de los estudiantes. Al estar al tanto de eventos, actividades y cualquier información relevante, los padres pueden involucrarse de manera más significativa en el proceso educativo de sus hijos, fomentando un ambiente de apoyo y compromiso mutuo.
• Control de asistencia: Permite que los docentes registren la lista desde cualquier dispositivo de manera rápida y eficiente. Además, destaca al notificar automáticamente a los padres sobre la ausencia de sus hijos, lo que facilita una comunicación proactiva entre la escuela y las familias. Esta función no solo garantiza la transparencia en el seguimiento del progreso académico, sino que también promueve la colaboración entre ambos actores para abordar cualquier situación o preocupación en tiempo real.

Sistema de gestión de aprendizaje (LMS)

En la actualidad, las herramientas digitales son esenciales para mejorar el rendimiento académico y monitorear la calidad educativa. Los LMS, o Sistemas de Gestión del Aprendizaje, son plataformas digitales que facilitan la administración, distribución y seguimiento del aprendizaje. Permiten a los educadores organizar cursos y a los estudiantes acceder, interactuar y recibir evaluaciones en línea. A continuación te mostramos tres que son interesantes:

Moodle

Moodle, una plataforma de aprendizaje en línea de código abierto, es altamente reconocida en todo el mundo, especialmente en Latinoamérica. Su versatilidad y comunidad activa de desarrolladores la convierten en la elección principal de muchas instituciones educativas y organizaciones.

• Flexibilidad y personalización: Moodle ofrece una extensa variedad de herramientas que se pueden ajustar según las necesidades individuales de cada usuario. La capacidad de integrar diversos módulos y complementos asegura que se puedan satisfacer una amplia gama de requisitos educativos, desde la creación de cursos básicos hasta la implementación de experiencias de aprendizaje más complejas y personalizadas.
• Comunidad global: La solidez de Moodle se basa en su gran comunidad de usuarios y desarrolladores a nivel mundial. Esta comunidad ofrece un respaldo sólido a través del intercambio de conocimientos, experiencias y mejores prácticas. Además, proporciona recursos actualizados, como tutoriales, guías y materiales educativos, que enriquecen continuamente la experiencia de los usuarios.
• Seguridad y privacidad: La plataforma cumple con  los estándares internacionales de protección de datos, garantizando así la integridad y confidencialidad de la información del usuario. Además, ofrece una amplia gama de opciones de configuración que permiten personalizar los niveles de seguridad según las necesidades específicas de cada institución educativa. Esto incluye controles de acceso, cifrado de datos y medidas de autenticación avanzadas, asegurando que los usuarios puedan confiar en la plataforma para proteger su información sensible en todo momento.

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Anthology (antes Blackboard)

Anthology, una plataforma de aprendizaje en línea, ofrece una variedad de características diseñadas para cubrir las necesidades de instituciones educativas y empresas. Con una sólida trayectoria en el mercado, Anthology (anteriormente conocida como Blackboard) se ha establecido como uno de los principales LMS.

• Amplia gama de herramientas: Anthology proporciona una amplia diversidad de herramientas, que incluyen foros de debate, evaluaciones en línea, blogs y wikis. Estas opciones permiten a los instructores generar experiencias educativas interactivas y enriquecedoras, fomentando así la participación activa de los estudiantes y facilitando un aprendizaje más profundo.
• Herramientas analíticas: Dispone de herramientas analíticas y de seguimiento del rendimiento que permiten a los docentes evaluar el progreso de los estudiantes y monitorear su participación. Estos datos son valiosos para identificar áreas de mejora y adaptar la experiencia de aprendizaje a las necesidades individuales de cada estudiante.
• Gran capacidad de integración: Facilita una amplia integración con sistemas externos, permitiendo la conexión con una variedad de herramientas y plataformas digitales. Desde bibliotecas digitales hasta plataformas de videoconferencia y herramientas de comunicación, esta funcionalidad expande significativamente las posibilidades de recursos y tecnologías que se pueden aprovechar en los cursos en línea.

Docebo

Docebo Learn es un LMS  que ofrece una plataforma de aprendizaje completa y personalizable. Permite crear, gestionar y distribuir contenido e-learning, así como realizar seguimientos y análisis del aprendizaje. Además, ofrece una amplia gama de funciones, como gamificación, aprendizaje social y comercio electrónico.

• Enfoque holístico de aprendizaje: Docebo es ideal para combinar el aprendizaje formal, social y experiencial. Gracias a la ayuda de la Inteligencia Artificial, se pueden personalizar rutas de aprendizaje.
• Producción de experiencias: La plataforma permite personalizar contenidos y diseñar cursos a medida, adaptándose a las necesidades específicas de cada organización. Esto incluye integraciones con otras herramientas como gamificación y comercio electrónico.
• Optimizada para dispositivos móviles: Tiene un enfoque hacia el estudiante con su app go.learn la cual tiene una interfaz atractiva y fácil de usar con experiencias online y offline.

Herramientas de gestión de seguridad para colegios

Los sistemas de gestión de ingreso para colegios es una solución tecnológica diseñada específicamente para controlar y monitorear el acceso de estudiantes, personal y visitantes a las instalaciones educativas. Estos sistemas combinan hardware y software para brindar un entorno seguro y organizado en el proceso de entrada y salida de las personas. Las principales herramientas que tienen un enfoque para colegios son:

OnTrack Access

OnTrack Access es una solución innovadora de control de acceso, diseñada para brindar a las empresas e instituciones educativas un sistema eficiente para gestionar el ingreso y egreso de personas en sus instalaciones. Esta plataforma aprovecha diversas tecnologías vanguardistas, como reconocimiento facial, lectores de huellas dactilares y tarjetas RFID, para identificar a los individuos y registrar de manera precisa su entrada y salida. Profundizando sobre sus funciones vemos las siguientes:

• Adaptabilidad en dispositivos móviles: OnTrack Access destaca por su adaptabilidad para su uso en diferentes dispositivos móviles.La plataforma ha sido diseñada para funcionar de manera fluida y eficiente en una amplia gama de dispositivos, desde teléfonos inteligentes hasta tabletas. Esta versatilidad permite a los usuarios acceder y gestionar el sistema de control de acceso desde cualquier lugar, sin importar si se encuentran en las instalaciones o en movimiento. Además, la plataforma aprovecha las capacidades nativas de los dispositivos a través de la interacción entre aplicaciones móviles, las cuales pueden validar a cada usuario que ingresa o sale de la organización, interpretando datos de carnets físicos con chips NFC, o virtuales con códigos QR y claves dinámicas.
• Integración con sistemas de vigilancia: OnTrack Access ofrece la posibilidad de integrarse de manera integral con barreras físicas como puertas automatizadas, torniquetes, barreras vehiculares y otros dispositivos de control de acceso y sistemas cerrados de vigilancia. Esta capacidad de integración permite a las empresas e instituciones educativas aprovechar al máximo las funcionalidades de OnTrack Access en conjunto con su infraestructura de seguridad existente, ya que  permite grabar y rastrear los movimientos de las personas dentro de las instalaciones, lo que facilita la investigación de incidentes y la prevención de actividades no autorizadas.
• Gestión de invitados recurrentes y ocasionales: OnTrack Access cuenta con un módulo dedicado a la gestión de invitados, tanto ocasionales como recurrentes, brindando una solución integral para controlar y monitorear el acceso de visitantes a las instalaciones. En el caso de los invitados ocasionales, el módulo permite realizar un registro rápido y sencillo, ya sea mediante el ingreso de información básica o mediante la integración con sistemas de pre-registro en línea. Por otro lado, para los invitados recurrentes, como proveedores, contratistas o colaboradores externos, el módulo ofrece la posibilidad de crear perfiles personalizados con información detallada y permisos de acceso preestablecidos. Esto agiliza el proceso de ingreso para estos visitantes frecuentes, evitando la necesidad de registros repetitivos y garantizando un flujo más eficiente.

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Nuo Planet

NÜO Planet es una plataforma de control de accesos y seguridad diseñada específicamente para colegios y universidades. La plataforma ofrece una amplia gama de funciones para ayudar a las instituciones educativas a mejorar la seguridad de sus campus, proteger a sus estudiantes y personal, y cumplir con las regulaciones de seguridad.

Algunas de las características clave de NÜO Planet incluyen:

• Control de accesos: El software proporciona a las instituciones educativas la capacidad de gestionar de manera precisa y eficiente el ingreso y la salida de personas en sus instalaciones. Esta herramienta permite restringir el acceso a áreas específicas del campus, como aulas, laboratorios y dormitorios, brindando así un control total sobre quién puede entrar en determinados espacios, lo que contribuye a mantener un ambiente seguro y ordenado en todo momento.
• Detección de intrusos: NÜO Planet sobresale al proporcionar una detección precisa de intrusos en el campus, con la capacidad de enviar alertas instantáneas al personal de seguridad ante cualquier actividad no autorizada detectada. Esta funcionalidad garantiza una respuesta ágil y efectiva, fortaleciendo así la seguridad y protección de las instalaciones educativas en todo momento..
• Gestión de emergencias: La plataforma ofrece la capacidad de gestionar situaciones de emergencia en el campus de manera eficaz. Esto se logra mediante la capacidad de bloquear puertas, activar alarmas y enviar notificaciones tanto a los estudiantes como al personal, lo que garantiza una respuesta rápida y coordinada ante cualquier eventualidad.

Prevee

Es un software que ofrece una variedad de funciones para ayudar a las escuelas a administrar sus operaciones, incluido un sistema de control de entrada y salida de alumnos. Este sistema utiliza diferentes métodos para registrar la llegada y salida de los estudiantes, tales como códigos QR, reconocimiento facial y lectores de huellas dactilares. Estos datos se pueden utilizar luego para generar informes sobre la asistencia de los estudiantes, lo que permite identificar patrones de asistencia y posibles problemas de ausentismo. Alguna de sus características adicionales son:

• Registro preciso de asistencia: La implementación de diversos métodos de registro de asistencia por parte del sistema contribuye significativamente a mejorar la precisión y fiabilidad de los datos de asistencia. Esto se traduce en una mayor confianza en la información registrada, facilitando así la gestión eficiente de la asistencia y permitiendo una mejor toma de decisiones por parte de las instituciones educativas.
• Comunicación directa con los padres: La utilidad del sistema se extiende a facilitar una comunicación más efectiva entre la institución educativa y los padres. Esto se logra mediante la posibilidad de compartir los datos de asistencia de los estudiantes con los padres, permitiéndoles así mantenerse al tanto de la asistencia de sus hijos de manera oportuna y transparente, el cual se hace a través de mensajes de texto que avisa la entrada y salida de sus hijos.
• Integración con otros sistemas: La versatilidad del sistema permite su integración con una amplia gama de otros sistemas de gestión escolar, incluyendo sistemas de información estudiantil (SIS) y sistemas de gestión de aprendizaje (LMS). Esta interoperabilidad facilita una gestión escolar más fluida y eficiente al permitir la sincronización de datos entre diferentes plataformas, optimizando así los procesos administrativos y académicos.

Herramientas de administración y planificación de rutas

La logística de transporte es un aspecto fundamental en la gestión eficiente de instituciones educativas, especialmente aquellas con una población estudiantil diversa y distribuida en diferentes ubicaciones geográficas. Las herramientas de administración y planificación de rutas escolares han surgido como soluciones tecnológicas clave para abordar este desafío, ofreciendo a los administradores escolares y empresas de transporte una gama de funcionalidades diseñadas para optimizar la planificación, el seguimiento y la ejecución de las rutas de recogida y entrega de estudiantes. Estas poderosas herramientas aprovechan los avances en tecnologías de la información, sistemas de posicionamiento global (GPS) y análisis de datos para brindar una gestión integral del transporte escolar, asegurando la puntualidad, la seguridad y la eficiencia en el traslado de los estudiantes desde y hacia los centros educativos. A continuación te contamos algunas de las más importantes:

OnTrack Road

En el ámbito de la logística y la gestión de flotas, contar con herramientas tecnológicas eficientes es fundamental para el éxito de las operaciones. OnTrack Road se erige como una plataforma integral de gestión de flotas, operando en la nube para brindar un soporte robusto a empresas y organizaciones en el seguimiento y administración de sus vehículos y rutas. Con su avanzada tecnología basada en GPS, esta solución permite una supervisión en tiempo real de la ubicación de los vehículos, lo que se traduce en una mayor visibilidad y control sobre la flota en movimiento. Además cuenta con:

• Notificaciones push: La función de notificaciones push de la plataforma proporciona información instantánea sobre el estado y la ubicación de los vehículos en tiempo real. Esto permite a los coordinadores de transporte estar al tanto de cualquier cambio o situación emergente, garantizando una respuesta rápida y eficiente ante cualquier eventualidad.
• Generación de informes y estadísticas: La plataforma ofrece una herramienta robusta de generación de informes y estadísticas que proporciona insights valiosos para optimizar el servicio de transporte. Con datos detallados sobre el rendimiento de la flota, tiempos de viaje y eficiencia operativa, los coordinadores pueden tomar decisiones informadas para mejorar la calidad del servicio y reducir costos.
• Comunicación directa entre conductores y coordinadores de transporte: La plataforma facilita la comunicación directa y fluida entre conductores y coordinadores de transporte a través de funciones de mensajería integradas. Los conductores pueden reportar rápidamente cualquier problema o recibir instrucciones en tiempo real, mejorando así la coordinación y eficiencia en la operación del servicio.
• Interfaces sencillas y fáciles de usar: La plataforma cuenta con interfaces intuitivas y fáciles de usar diseñadas para satisfacer las necesidades de todos los usuarios involucrados en el proceso de transporte. Ya sea para conductores, coordinadores de transporte o pasajeros, las interfaces garantizan una experiencia de usuario sin complicaciones y una interacción fluida con la plataforma.
• Mayor seguridad para los pasajeros: Se prioriza la seguridad de los pasajeros y la tranquilidad de la coordinación a través de medidas específicas implementadas en la plataforma. Desde la monitorización en tiempo real del comportamiento de conducción hasta la gestión proactiva de emergencias, se compromete a garantizar un entorno seguro y confiable para todos los involucrados en el proceso de transporte.

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School Tracker

School Tracker es una solución de rastreo de autobuses escolares que ayuda a las escuelas y padres a seguir la ubicación de sus autobuses escolares en tiempo real. La plataforma utiliza tecnología GPS para rastrear los autobuses y brinda una variedad de funciones para mantener informados a los padres sobre el paradero de sus hijos.

Algunas de las características clave de School Tracker:

• Rastreo de autobuses en tiempo real: Los padres pueden ver la ubicación del autobús de su hijo en tiempo real en un mapa. También pueden ver qué tan lejos está el autobús de su parada y cuándo se espera que llegue.
• Herramientas de comunicación: Los padres pueden comunicarse con los funcionarios de la escuela y otros padres a través de la plataforma. También pueden enviar mensajes al conductor del autobús de su hijo.
• Planificación de rutas: Los colegios pueden utilizar la plataforma para planificar sus rutas de autobuses y optimizarlas en función de diversos factores clave que impactan directamente en la eficiencia del servicio de transporte. La plataforma analiza variables como la ubicación de los estudiantes, las capacidades de los vehículos, las restricciones de tráfico y los horarios escolares.

Satgeo

Es una solución integral diseñada para dar seguridad a los alumnos, seguridad para sus padres y control del centro educativo. Esta plataforma está pensada para la administración eficiente de los recursos de las instituciones educativas y ofrece las siguientes características:

• Planificación y seguimiento de rutas: La plataforma permite a las instituciones educativas planificar y programar los itinerarios de las rutas de autobuses escolares, incluyendo la verificación de las listas de estudiantes asignados a cada ruta. Además, muestra en un mapa interactivo la ubicación de los paraderos de los estudiantes, facilitando la planificación y optimización de las rutas. Una vez que las rutas están en ejecución, la plataforma realiza un monitoreo en tiempo real, lo que permite un seguimiento preciso de la ubicación de los vehículos y el cumplimiento de los horarios establecidos.
• Gestión de comunicaciones y notificaciones: La plataforma cuenta con funcionalidades que permiten enviar notificaciones automáticas a los acudientes en caso de eventos importantes, como retrasos, cambios de ruta o incidentes. Además, posibilita establecer comunicación telefónica directa con los acudientes desde la aplicación móvil. Las notificaciones son personalizables y pueden enviarse a los dispositivos móviles o correos electrónicos de los acudientes y monitores. Una característica adicional es la capacidad de notificar la distancia del vehículo al paradero, brindando información precisa sobre la ubicación y el tiempo estimado de llegada.
• Registro y seguimiento de estudiantes: La plataforma permite llevar un registro detallado de los estados de los estudiantes en ruta, incluyendo asistencia, incidencias y observaciones relevantes. Estos registros son consolidados y pueden ser consultados por los administradores, acudientes y monitores. Además, los acudientes pueden visualizar en tiempo real la ruta en la que se encuentran sus hijos durante los horarios establecidos. Cualquier novedad o incidencia relacionada con los estudiantes se notifica de manera oportuna, garantizando un seguimiento continuo y una comunicación fluida con los acudientes.

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Estas sofisticadas soluciones tecnológicas brindan una gama de funcionalidades diseñadas para optimizar los procesos clave de la administración escolar, impulsando así la eficiencia y la calidad en el ámbito educativo. Desde la gestión centralizada de horarios y el seguimiento de la asistencia estudiantil, hasta la comunicación fluida con los padres y la evaluación exhaustiva del rendimiento académico, estas herramientas ofrecen respuestas innovadoras a los desafíos cotidianos que enfrentan los colegios.

Al implementar las mejores herramientas de gestión educativa, las instituciones escolares pueden agilizar sus operaciones administrativas, liberar recursos valiosos y redirigirlos hacia actividades pedagógicas esenciales. Además, estas soluciones facilitan una comunicación efectiva y bidireccional con los padres, fomentando su participación activa en el proceso educativo de sus hijos. En última instancia, al aprovechar el potencial de estas herramientas, los colegios se encuentran mejor equipados para brindar una experiencia educativa de calidad superior, preparando a los estudiantes para los desafíos del mundo actual y futuro.

No hay duda de que las herramientas de gestión educativa representan una inversión estratégica para cualquier institución escolar comprometida con la excelencia académica y la eficiencia operativa. Es el momento de explorar y adoptar estas soluciones tecnológicas vanguardistas, impulsando así la transformación digital en el ámbito educativo y posicionando a los colegios a la vanguardia de la innovación pedagógica.