Para garantizar un buen desempeño del área de logística es fundamental tener una estructura organizativa eficiente, ya que el establecimiento de un organigrama claro y definido te ayudará a asignar responsabilidades y coordinar las tareas de manera más efectiva.
Importancia del organigrama en la logística
Un organigrama bien diseñado te permitirá:
- Definir roles y responsabilidades: cada miembro del equipo conocerá claramente sus funciones y áreas de responsabilidad, lo que facilitará la toma de decisiones y agilizará los procesos logísticos.
- Mejorar la comunicación interna: un organigrama claro promueve la comunicación eficiente entre los distintos departamentos y niveles jerárquicos, evitando malos entendidos y optimizando la fluidez de la información.
- Facilitar la identificación de áreas de mejora: al visualizar la estructura organizativa, podrás identificar posibles cuellos de botella o áreas que requieran mejoras, lo que te permitirá implementar cambios con mayor precisión.
5 cargos de logística en una empresa
En el ámbito de la logística, existen diversos cargos clave que desempeñan roles fundamentales para el buen funcionamiento de las operaciones. Además de los cargos mencionados aquí, hay otros cargos igualmente importantes que contribuyen a la eficiencia y el éxito de la gestión logística. A continuación, te presentamos algunas de estas posiciones y sus funciones:
Gerente de logística
El gerente de logística desempeña un papel crucial en la gestión eficiente de las operaciones logísticas de una empresa. Sus funciones principales incluyen:
- Desarrollar y ejecutar la estrategia logística de la empresa; esto implica definir objetivos, identificar oportunidades de mejora y diseñar planes de acción para optimizar la cadena de suministro y garantizar una logística eficiente.
- Coordinar y supervisar las diversas actividades logísticas, desde la gestión de inventarios hasta la planificación de la distribución y el transporte. Trabaja en estrecha colaboración con otros departamentos, proveedores y clientes para asegurar la sincronización de todas las partes involucradas en la cadena de suministro.
- Administrar la cadena de suministro de principio a fin, incluyendo la selección y gestión de proveedores, la gestión de inventarios, la planificación de la demanda, el transporte y la distribución de productos, y la gestión de devoluciones o reclamaciones.
- Controlar y optimizar los costos logísticos de la empresa, es decir, identificar oportunidades de reducción de costos, negociar contratos con proveedores, optimizar las rutas de transporte y minimizar los tiempos de espera y los desperdicios en la cadena de suministro.
- Supervisar el desempeño de los proveedores y el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos; para esto debe establecer métricas y KPIs (indicadores clave de rendimiento), realizar seguimiento de los resultados y tomar acciones correctivas cuando sea necesario con el fin de garantizar la calidad de los productos y servicios logísticos.
- Impulsar la mejora continua en todos los aspectos de las operaciones logísticas. El gerente de logística debe detectar áreas de oportunidad, implementar nuevas tecnologías y metodologías, y promover la innovación y la eficiencia en la cadena de suministro.
Supervisor de almacenamiento
El supervisor de almacenamiento desempeña un papel fundamental en la gestión efectiva de las operaciones de almacenamiento en una empresa, sus funciones principales incluyen:
- Supervisar y coordinar al equipo de trabajo encargado de las operaciones de almacenamiento, asignando tareas, supervisando el desempeño, proporcionando capacitación y orientación, y asegurándose de que se cumplan los procedimientos y estándares establecidos.
- Optimizar el espacio disponible en el almacén, por lo que debe planificar la disposición de los productos y materiales, asegurarse de que se utilicen los sistemas de almacenamiento adecuados (estanterías, racks, contenedores, estibas, etc.) y maximizar la capacidad de almacenamiento para garantizar una utilización eficiente del espacio.
- Supervisar las operaciones de recepción y despacho de mercancías. Esto quiere decir que debe coordinar la descarga de los productos, verificar su conformidad con los pedidos y las especificaciones, y asegurarse de que se realicen los controles de calidad necesarios, así como, coordinar los procesos de empaque, etiquetado y preparación de los pedidos para su despacho.
- Mantener un control preciso y actualizado del inventario en el almacén. Esto implica llevar registros precisos de las entradas y salidas de productos, realizar inventarios periódicos, identificar y corregir discrepancias, y colaborar estrechamente con el área de compras para asegurar la disponibilidad de los productos y materiales necesarios.
- Asegurarse de que se sigan las mejores prácticas de almacenamiento y manipulación de los productos, con el objetivo de mantener las condiciones adecuadas de almacenamiento (temperatura, humedad, ventilación, etc.), asegurar la correcta rotación de productos (FIFO o FEFO), aplicar medidas de seguridad y prevención de riesgos, y garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normativas pertinentes.
Especialista en flota y mantenimiento
Entre las principales funciones de un especialista en flota y mantenimiento están:
- Gestionar la flota de vehículos de la empresa, esto quiere decir, coordinar la adquisición, asignación y desasignación de vehículos según las necesidades operativas. Además, se encarga de mantener registros actualizados de la flota, incluyendo detalles de cada vehículo, como kilometraje, mantenimiento y seguros. Para lo cual, es de gran utilidad contar con un sistema de rastreo satelital que le pueda proveer información actualizada todo el tiempo.
- Programar y coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos. Esto incluye programar o realizar revisiones periódicas, cambios de aceite, inspecciones técnicas, reparaciones y cualquier otra actividad necesaria para garantizar que los vehículos se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento.
- Controlar y optimizar los costos asociados con la flota de vehículos; esto incluye negociar contratos de mantenimiento con proveedores externos, gestionar el consumo de combustible, controlar los gastos de reparaciones y repuestos, y buscar oportunidades de eficiencia y ahorro en las operaciones de la flota.
- Asegurarse de que los vehículos cumplan con las normativas y regulaciones de seguridad establecidas, por lo que debe coordinar las inspecciones técnicas y verificar que los vehículos cuenten con los documentos y certificaciones requeridos. También se encarga de implementar y promover buenas prácticas de seguridad vial entre los conductores de la flota.
- Analizar datos relacionados con el rendimiento de la flota y el mantenimiento de los vehículos, es decir, que es el encargado de generar reportes, identificar tendencias y tomar decisiones basadas en los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para mejorar la eficiencia y la seguridad de la flota.
- Buscar constantemente oportunidades de mejora en la gestión y mantenimiento de la flota. Esto incluye la implementación de nuevas tecnologías de monitoreo y gestión de flotas, la participación en programas de capacitación y la colaboración con otros departamentos para optimizar las operaciones logísticas en general.
Analista de inventarios
Este profesional tiene la tarea de mantener un control preciso y actualizado de los niveles de inventario de la empresa. Veamos cuáles son sus principales funciones:
- Monitorear y controlar los niveles de inventario de la empresa, es decir, realizar un seguimiento de las existencias de productos, materiales y suministros, registrar entradas y salidas, y mantener actualizada la información de inventario en los sistemas de gestión correspondientes.
- Analizar la demanda de los productos y utilizar técnicas de pronóstico para preveer las necesidades futuras de inventario, por lo que un analista de inventarios debe estudiar patrones de demanda, tendencias del mercado, históricos de ventas y otros factores relevantes para determinar los niveles óptimos de inventario y evitar excesos o faltantes.
- Establecer políticas y procedimientos para la gestión eficiente de los inventarios, identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la rotación de los productos, y garantizar un equilibrio adecuado entre el inventario disponible y la demanda de los clientes.
- Gestionar el reabastecimiento de los productos y materiales necesarios, esto implica determinar los puntos de reorden y los niveles de stock de seguridad, realizar seguimiento de los plazos de entrega de los proveedores, generar órdenes de compra y coordinar el abastecimiento oportuno para garantizar la disponibilidad de los productos en todo momento.
- Identificar y gestionar los productos obsoletos o próximos a su fecha de caducidad, esto es, realizar análisis de rotación de inventario, establecer estrategias para reducir los productos en riesgo y colaborar con otros departamentos, como ventas y marketing, para implementar acciones que minimicen las pérdidas asociadas.
- Preparar reportes periódicos sobre el estado de los inventarios, los niveles de servicio, los indicadores de rendimiento y otras métricas relevantes, así como realizar análisis de variaciones, desviaciones y tendencias para identificar áreas de mejora en la gestión de inventarios.
Coordinador de servicio al cliente
Aunque no en todas las estructuras organizacionales el coordinador de servicio al cliente depende del área logística, existen empresas en la que se hace necesario y tiene entre sus principales funciones:
- Brindar una atención de calidad a los clientes, ya sea de manera presencial, telefónica o a través de plataformas digitales. Responder a consultas, brindar asesoramiento, solucionar problemas y asegurarse de que las necesidades y expectativas de los clientes sean atendidas de manera eficiente y satisfactoria.
- Recibir y registrar los pedidos, verificar su exactitud, coordinar la preparación y despacho de los productos, así como realizar un seguimiento para garantizar que los plazos de entrega se cumplan de manera adecuada.
- Actuar como enlace entre los clientes y los diferentes departamentos internos de la empresa. Trabaja en estrecha colaboración con el departamento de logística y otras áreas, como producción, almacenamiento y transporte, para coordinar y asegurar la ejecución eficiente de los servicios logísticos, asegurando que las necesidades de los clientes sean satisfechas de manera efectiva.
- Gestionar y resolver los problemas y reclamos de los clientes relacionados con los servicios logísticos. Escucha las preocupaciones de los clientes, investiga las causas de los problemas, y busca soluciones efectivas y oportunas para garantizar la satisfacción del cliente.
- Realizar un seguimiento constante de la calidad del servicio proporcionado, por lo que debe recolectar y analizar datos relacionados con la satisfacción del cliente, elaborar informes de desempeño, identificar áreas de mejora y proponer acciones correctivas y preventivas para garantizar la excelencia en el servicio.
- Gestionar las devoluciones y cambios de productos por parte de los clientes. Esto es, establecer procedimientos claros, coordinar con el departamento de logística para la devolución de productos, asegurar la correcta gestión de los inventarios y garantizar la emisión de los créditos correspondientes.
Conoce los 5 roles del área logística que hacen parte del éxito de tu negocio
Estos son solo algunos ejemplos de los cargos más comunes en el campo de la logística. Cada uno desempeña un papel clave en la gestión y optimización de la cadena de suministro, trabajando en conjunto para garantizar una logística eficiente, costos controlados y una entrega puntual de productos y servicios. La colaboración y coordinación entre estos roles es esencial para el éxito de la empresa en un entorno logístico cada vez más complejo y competitivo. Déjanos un comentario si este artículo ha sido útil para ti.
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